Secondo la massima n. 200 del Consiglio notarile di Milano, datata 23 novembre 2021 sono legittime le clausole statutarie di spa ed srl che attribuiscono espressamente all'organo amministrativo la facoltà di stabilire nell'avviso di convocazione che l'assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l'indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione.
La normativa emergenziale legata alla pandemia Covid-19
A dire il vero, allo stato attuale, da quando è entrato in vigore l'art. 106 DL 18/2020, questa modalità di svolgimento delle assemblee è prevista espressamente dalla legge, la quale dispone che le assemblee si possano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione «anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie», senza la necessaria presenza del presidente e del segretario o notaio nello stesso luogo.
Questa norma, tuttavia, ha natura eccezionale ed è legata allo stato di emergenza dovuto alla pandemia del Covid-19, essendo quindi destinata a cessare i propri effetti al termine di questo periodo.
Dopo che la prassi societaria ha apprezzato l'efficienza delle riunioni assembleari e consiliari mediante mezzi di telecomunicazione, ci si può dunque chiedere entro quali limiti si potrà continuare a mantenere le prassi operative a cui le società hanno fatto l'abitudine anche dopo i periodi di lockdown.
Si tratta pertanto di verificare quali precetti contenuti nell'art. 106 del dl 18/2020 rappresentino vere e proprie deroghe rispetto al regime legale, e quali invece non debbano considerarsi mere conferme di corrispondenti regole già presenti, seppur non esplicitate, nella disciplina generale delle società di capitali.
Possibilità di tenere assemblee ove Presidente e Segretario non si trovano riuniti nello stesso luogo
Per quanto riguarda la possibilità che il presidente e il segretario o il notaio dell'assemblea si trovino in luoghi diversi nel momento in cui partecipano all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, la Commissione società dei notai milanesi ha già avuto occasione di affermare, nell'imminenza dello stesso DL 18/2020, la soluzione affermativa (massima n. 187 in data 11 marzo 2020).
Possibilità di tenere assemblee esclusivamente in audio-video conferenza: ok per le totalitarie
Anche in merito alla possibilità che le assemblee si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, dopo la fine del regime emergenziale, la stessa massima n. 187 del 2020 argomenta ampiamente la soluzione affermativa con riferimento a tutte le assemblee totalitarie. Si tratta infatti di assemblee non convocate, per le quali non rileva il luogo dove si trovano i diversi partecipanti al procedimento assembleare, i quali intervengono mediante mezzi di telecomunicazione, come espressamente previsto dall'art. 2370, comma 4, cc.
Possibilità di tenere assemblee esclusivamente in audio-video conferenza al di fuori del regime emergenziale
Diversa questione, invece, riguarda la possibilità che, a prescindere dal regime emergenziale e al di fuori dei casi di assemblea totalitaria, l'assemblea venga convocata senza l'indicazione di alcun luogo fisico, bensì solo mediante mezzi di telecomunicazione. La questione è stata solo accennata da qualche intervento dottrinale, divenendo ora di grande interesse nella prospettiva della cessazione del regime emergenziale.
La massima n. 200 del 2021 giunge alla soluzione affermativa, offrendo così uno strumento di ulteriore sviluppo nell'efficace funzionamento degli organi sociali.
A ben vedere, infatti, le norme vigenti non impediscono un simile risultato interpretativo. L'art. 2363, comma 1, cc, anzitutto, pur prevedendo che «l'assemblea è convocata nel comune dove ha sede la società», lascia ampi e generici spazi all'autonomia statutaria, facendo salva la possibilità che lo statuto disponga diversamente. In relazione poi all'art. 2366, comma 1, cc, la previsione dell'indicazione del «luogo» di svolgimento dell'assemblea è suscettibile di essere interpretato in coerenza con evoluzione dei mezzi tecnologici e della stessa legge, ritenendo cioè che il «luogo» che deve necessariamente essere indicato nell'avviso di convocazione possa anche non essere un «luogo fisico», bensì anche (solo) un «luogo virtuale», consistente nella o nelle piattaforme informatiche o di telecomunicazione che saranno utilizzate per l'intervento in assemblea.
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